Qué son las cotizaciones y por qué estados pasan
Una cotización es una propuesta de venta: productos, precios y condiciones que le envías a un cliente para que la revise y la apruebe antes de que exista una venta de verdad. Están en Negocio → Cotizaciones.
Una cotización no toca tu inventario ni cobra nada. Ni siquiera cuando el cliente la acepta o la paga. El stock se descuenta en un solo momento: cuando la conviertes en orden.
Los cuatro números de arriba
La pantalla abre con tu embudo resumido en cuatro tarjetas:
| Tarjeta | Qué te dice |
| Cotizado | Cuánto tienes propuesto, con el número de cotizaciones abiertas y el ticket promedio |
| Ganado | Lo aceptado y convertido |
| Tasa de conversión | Qué porcentaje cierra, con el tiempo promedio que tarda en cerrarse |
| Por vencer | Cuántas vencen en los próximos 7 días. Es tu lista de a quién llamar hoy |
Los estados por los que pasa
Cada pestaña del listado es un estado, y el recorrido normal es este:
Borrador → Enviada → Vista por el cliente → Aceptada o Rechazada → Pagada → Convertida en orden
Las que pasan su fecha se marcan solas como Vencidas. Entender esto resuelve casi todas las dudas del módulo, sobre todo la más común: por qué no puedes editar una cotización.
Mientras sigue viva
| Estado | Qué significa |
| Borrador | Recién creada. El único estado en el que puedes editarla |
| Enviada | Ya salió hacia el cliente |
| Vista | El cliente abrió el enlace |
| Aceptada | La marcas tú cuando el cliente aprueba, por donde sea: llamada, WhatsApp, en persona |
| Pagada | El cliente pagó desde el enlace público |
Cuando ya se cerró, sin vuelta atrás
| Estado | Qué significa |
| Rechazada | Se rechazó. El motivo es obligatorio |
| Vencida | Se pasó la fecha de vigencia. Lo marca el sistema solo |
| Convertida | Ya se transformó en una orden real |
| Anulada | La cancelaste antes de que hubiera ningún pago |
Qué te muestra cada fila
El listado trae, además del número y el cliente, el vendedor y la sucursal responsables, la vigencia que le queda, el total y la condición de pago con lo que ya se cobró. Haz clic en cualquier fila para abrir el detalle y actuar sobre ella.
Puedes buscar por número, nombre del cliente o NIT, y acotar por vendedor o por sucursal.
Los filtros quedan guardados en la dirección de la página. Eso significa que puedes refrescar sin perderlos, guardarla en favoritos, o mandarle el enlace a un compañero para que vea exactamente la misma vista que tú.
Si ya la enviaste, no la edites: duplica
En cuanto una cotización sale de Borrador deja de ser editable: «Solo se pueden editar cotizaciones en borrador». Para corregir un precio, un ítem o el cliente, usa Duplicar (Crear nueva versión). Eso genera una copia en Borrador, encadenada a la original y con 15 días más de vigencia. Ahí cambias lo que quieras y la vuelves a enviar.
Dos reglas fáciles de olvidar
- El reloj de vigencia solo corre en Enviada y Vista. Una cotización en Borrador nunca vence sola, por vieja que sea.
- Para anular hacen falta dos condiciones a la vez: que no esté cerrada y que no tenga ningún pago. Si ya cobraste algo: «No se puede anular una cotización que ya tiene un pago recibido».
El módulo trae su propia guía dentro del panel. El botón de información, arriba a la derecha, relanza el recorrido guiado de la pantalla en la que estés. El editor y el detalle de cada cotización tienen el suyo.