Convertir es el momento en que la propuesta se vuelve una venta de verdad. Es el puente entre Cotizaciones y Órdenes, y es donde recién se mueve tu inventario.
Cómo se hace
- Abre una cotización que esté en estado Aceptada o Pagada.
- Usa la opción de convertir en orden.
- Verás el aviso «Orden #… creada desde la cotización».
La orden nueva aparece en tu listado de Órdenes con canal Cotización. Puedes aislarlas todas con la pestaña Cotización del listado de Órdenes.
Qué pasa en ese momento
- Se descuenta el inventario. Recién aquí, no antes. Aunque el cliente haya aceptado o pagado hace una semana, el stock no se había movido.
- Sale de la sucursal que pusiste en la cotización. El propio editor te lo advierte cuando la eliges: «de aquí saldrá la mercadería al convertirla en orden». Si te equivocaste de sucursal, el stock se descuenta de la equivocada.
- Se crean las suscripciones, si la cotización tenía ítems de ese tipo. La cotización cobra el primer ciclo y a partir de ahí el plan sigue por su cuenta. Si tu cliente pagó con tarjeta, se usa esa misma tarjeta guardada.
- La orden nace sin despachar, en la primera etapa del estado del pedido: En espera.
Dos cosas que no tienen marcha atrás:
- La conversión es irreversible. No existe forma de deshacerla ni de volver la orden a cotización.
- Solo se convierten cotizaciones Aceptadas o Pagadas. En cualquier otro estado verás «Solo se pueden convertir cotizaciones aceptadas o pagadas».
Que esté pagada no significa que esté entregada
Es la confusión más común. Una orden lleva dos estados independientes: el del pago y el del pedido. Si tu cliente pagó la cotización y tú la convertiste, el estado del pago queda resuelto, pero el del pedido arranca en En espera. La entrega se gestiona aparte, desde Órdenes.
Preguntas frecuentes
Mi cliente ya pagó y el inventario no bajó. Es lo esperado. El stock se descuenta al convertir, no al aceptar ni al pagar.
¿Puedo convertir una cotización que solo está Enviada o Vista? No. Primero tiene que pasar a Aceptada o Pagada.
¿Dónde confirmo que el inventario se movió? En la orden que se creó, en su pestaña Inventario: ahí quedan los movimientos de stock.
Convertí una por error, ¿cómo la revierto? No se puede. Lo que queda es trabajar sobre la orden ya creada: anularla si todavía estás dentro de la misma sesión de caja, o reembolsarla si ya estaba pagada.
También te puede servir