Crea y envía una cotización
Armar una cotización es describir la venta que propones: qué vendes, a cuánto, con qué condiciones de pago y hasta cuándo vale la oferta. Entra a Negocio → Cotizaciones y pulsa + Nueva cotización.
El editor viene en dos columnas: a la izquierda armas la propuesta, a la derecha defines cómo se paga y quién responde por ella.
Columna izquierda: la propuesta
1. Cliente
Busca al cliente por nombre, correo o NIT, o pulsa Cliente nuevo para registrarlo ahí mismo.
No necesitas crear el cliente antes. Si es alguien nuevo, lo das de alta desde el mismo formulario y se guarda en tu base de clientes cuando guardas la cotización.
2. Detalle
Aquí van las líneas de la cotización. Tienes tres formas de llenarlas:
- Buscar un producto del catálogo por nombre o SKU.
- Abrir Todo el catálogo y elegir de la lista.
- Agregar un Ítem libre: algo que no está en tu catálogo, con su propio nombre y su propio precio.
Cada línea muestra descripción, cantidad, vigencia, precio, descuento y total. Puedes ajustar la cantidad y aplicar un descuento propio a cada línea, independiente del descuento general.
Si agregas un producto de suscripción, la cotización cobra el primer ciclo y a partir de ahí el plan sigue por su cuenta, con su propia periodicidad. El número de ciclos debe ser al menos 2: un solo cobro no es una suscripción, es una venta suelta.
3. Condiciones
| Campo | Para qué sirve |
| Condiciones de pago (texto libre) | Lo que quieras explicarle al cliente con tus palabras, por ejemplo «50% anticipo, 50% contra entrega» |
| Tiempo de entrega | Por ejemplo «10 días hábiles» |
| Notas internas | Solo las ve tu equipo. No salen en el PDF |
| Términos y condiciones | Estos sí los ve el cliente. Vienen con un texto por defecto que puedes cambiar |
Columna derecha: el dinero y los responsables
Resumen
El total se calcula solo a partir de las líneas. Aquí aplicas el descuento global sobre toda la propuesta y el costo de envío.
El IVA ya viene incluido en los precios, no se suma aparte. El resumen te lo desglosa para que sepas cuánto del total corresponde al impuesto.
Condición de pago
| Opción | Cómo funciona |
| Contado | El cliente paga el total al aceptar la cotización |
| Pago parcial | Un deslizador fija el porcentaje de anticipo y el sistema te muestra en el momento cuánto se cobra ahora y cuánto queda contra entrega |
El cliente paga en línea desde su enlace según lo que elijas aquí.
Datos de la cotización
| Campo | Notas |
| Vendedor | Quién lleva la venta |
| Sucursal (obligatoria) | De ahí saldrá la mercadería al convertirla en orden. Tiene que ser una sucursal física: las de canal en línea y las de devoluciones no despachan |
| Moneda (obligatoria) | Quetzales por defecto. Si eliges otra, el sistema te pide además el tipo de cambio |
| Válida hasta (obligatoria) | Hasta cuándo puede responder tu cliente. Después de esa fecha pasa a vencida automáticamente |
Plantilla de la página
Abajo del todo eliges con qué colores y logo va a ver tu cliente la página donde revisa, acepta y paga. Si todavía no has creado ninguna plantilla propia, se usa el diseño estándar de QPayPro.
Son las mismas plantillas de tus links de pago y se administran en el mismo lugar: Configuración → Plantillas de pago.
Guardar o enviar: no es lo mismo
| Botón | Qué hace |
| Guardar | La deja en Borrador para seguir editándola. Ojo: su enlace ya funciona y muestra siempre lo último guardado |
| Guardar y enviar | La manda al cliente por correo con su enlace público y el PDF, y la pasa a estado Enviada |
Qué ve tu cliente
Si tiene correo registrado, le llega por ahí. Si no, se genera un enlace que compartes tú por donde quieras.
Tu cliente abre ese enlace sin cuenta ni contraseña, revisa el detalle, y desde ahí mismo puede aceptar, rechazar o pagar, según la condición de pago que definiste.
El monto a pagar siempre se recalcula del lado del servidor, con los datos reales de tu cotización. Nadie puede alterar el precio manipulando el enlace o el navegador.
Lo que tu cliente puede ver si el enlace ya no sirve
| Mensaje | Por qué |
| «Esta cotización venció. Solicita una actualizada a tu asesor» | Se pasó la fecha de vigencia |
| «Esta cotización ya no admite respuesta» | Ya está rechazada, vencida, convertida o anulada |
| «Esta cotización ya fue pagada» | El pago ya se recibió |
| «Esta cotización no existe» | El enlace es inválido o la cotización se eliminó |